10 reglas básicas para el envío de email transaccional eficaz

One of the online marketing techniques that companies dedicate less effort to in spite of its positive results is the transaccesional email or also called service email. Este tipo de emails son aquellos mensajes que una empresa envía al usuario de forma automática en respuesta a una acción o petición determinada de este. For example, the confirmation and follow-up of an online purchase, the authentication of a registration (double opt-in) or the renewal of a contract. Emails, therefore, are essential for any online or offline business.

As they are messages that users expect to receive, these emails have a much higher opening rate than email marketing messages. Este aspecto ha hecho crecer significativamente el interés de las empresas por ellos, y por ello en SPLIO queremos explicaros las reglas básicas para garantizar el envío exitoso de estos mensajes:

No son emails comerciales

Although transactivity messages can significantly improve our brand image and even generate more indirect sales, it must be made very clear that they are not commercial e-mails. The purpose of these messages is to inform and provide service to our customers, bringing added value.

En tiempo real

Estos emails deben ser enviados en tiempo real, dado que está dando un servicio al usuario. Hay que asegurarse que llegan cuando el cliente los necesita.

No son envíos masivos

Al ser un tipo de email que se envía al destinatario automáticamente al llevar a cabo una acción determinada, son emails que se envían de manera individualizada y personalizada y no de forma masiva como las newsletters.

Personalización

Al tratarse de emails más one to one, es importante que sean emails con un alto nivel de personalización, no solo con los datos relativos a la acción en concreto que se ha llevado a cabo (número de confirmación de pedido, nueva contraseña, etc.) but also with the data that we already have about the customer, such as his or her number, fidelity card details, the nearest shop to his or her home, etc.

Asegurar la entrega

En este tipo de email es imprescindible asegurar la entrega, ya que si fallamos generaremos en el cliente dudas y preocupaciones innecesarias que lo pueden llevar a desconfiar de nuestra marca. The safest way to send emails is to create them directly from the company's own platform and then use a professional platform to send transmissions. De esta manera es mucho más fácil conseguir la entrega segura y en bandeja de entrada de estos mensajes.

Independents of marketing mailings

Es aconsejable hacer una gestión separada de los emails transaccionales y los de marketing, aislando la reputación de ambos con configuraciones (IP, dominios etc.) diferentes. This will ensure that the reputation of the marketing emails does not affect the transmissions and vice versa.

Trackear resultados

As in any other marketing technique, we cannot feel like sending if we do not know and analyse how our emails work. Analizar los resultados y estadísticas de los emails transaccionales no sólo nos permite saber que estamos haciendo bien el trabajo, sino también conocer mejor a nuestro cliente y lo que más le interesa. Este tracking normalmente no se puede tener si se envían los emails transaccionales solo desde los propios servidores, pero sí si se hacen pasar por una plataforma profesional.

Imagen de marca

Aunque no sean emails comerciales, son emails importantes en la relación con el cliente para fidelizar y crear marca. For this reason, it is the marketing department that designs and creates these messages. Es importante cuidar en ellos el mensaje, el lenguaje, el tono y la imagen que se quiere transmitir y que debe ser identificativa de la marca.

Simplicidad

Al tratarse de un tipo email que tiene como objetivo principal informar y dar un servicio, el objetivo es que sean de fácil comprensión y visualización, con un texto claro y simple, para dar servicio al cliente rápido y fácilmente.

Additional information

In addition to the information related to the user's action, it is possible to add extra content to transaccional emails. Hay que ceñirse tan solo a aquella información que aporte valor añadido, como enlaces a las redes sociales de la empresa, invitaciones al programa de fidelidad,... Como regla general este contenido nunca debe superar el 20% del contenido total del email transaccional.

Achieving success with transaccional emails is a long and continuous process, and is the result of close collaboration between the marketing team, IT and the provider of the sending platform. If this business combination works in a coordinated way, the achievement of the objectives set is guaranteed.