Cómo captar emails en tienda física

As we have said on many occasions, the best way to capture your database is to la captación orgánica a través de tus propios canales, especialmente aquella que se hace a través de tu tienda, tanto online como física. These users give us their data on their own initiative because they want to receive information, offers or advice, so they are well prepared to be customers and are the most interesting lead profile. En el caso de la captación en tiendas online, el proceso es sencillo ya que suele estar muy automatizado y la incorporación de los registros es casi inmediata, pero en el caso de la captación en tienda física la cosa cambia y no tener un proceso claro y estructurado puede acarrear graves problemas. In the following, we give an example of a case that one of our clients experienced: El retailer X, que tiene una amplia red de tiendas físicas, pide a sus tiendas que capten algunos datos básicos de los clientes, entre ellos el email, a través de un formulario en papel. Los empleados rellenan este formulario, pero no introducen los datos en el momento en el sistema informático o quizá sí lo hacen pero este no está conectado a la base de datos de email marketing, por lo que la información se va acumulando sin que se utilice de ninguna manera. Un buen día, el director de marketing de X se da cuenta que tiene miles o cientos de miles de emails de clientes sin utilizar y viendo que está desperdiciando recursos, coge toda esta información de usuarios interesados - y a los que legalmente puede enviar mensajes- y los incluye en su base de datos de email marketing. With this updated database, we are able to send our weekly newsletters. Sin embargo en el primer envío después de la actualización, ¡el retailer sufre un bloqueo en varios proveedores de email (Gmail, Hotmail, etc.) y sus emails dejan de ser enviados! After the initial problem and thanks to a quick intervention by Splio, it is believed that the blocking is only temporary, but for several days, it simply does not allow the emails to be sent to the providers that have blocked them. ¿Por qué me bloquean los proveedores de email? Pues en primer lugar, porque los emails no eran nuevos. Como habían pasado meses desde que el usuario dio sus datos hasta que se les envío el email, muchos usuarios habían cambiado de email, sea de empresa o personal, y esto hizo que muchos de los emails ya no existieran y por lo tanto fueron Hardbounces.

Secondly, some emails were not written correctly. As the capture was manual and also had passed through different hands before being introduced into the database, many more typical errors were reported than in an online process or with fewer steps - such as when the recipient introduces it directly into the system and updates it in the database automatically - that would not have been produced. These badly written emails are also called hardbounces. La consecuencia directa es que la alta tasa de Hardbounces hizo saltar las alarmas de los proveedores de email que bloquearon directamente todos los envíos de ese remitente o sender, afectando a toda la base de dato (tanto los emails nuevos como los que ya estaban en la base de datos hacia tiempo no recibían las newsletters).

Esto, además de suponer un problema grave de entregabilidad, supuso una grave pérdida de ventas. Haciendo un cálculo rápido, si la empresa tuvo un 30% de emails blockados en la siguiente campaña, y el 40% de las ventas online se generan por el impacto de los emails, entonces, la afectación fue de un 12% menos de ventas. Esta es una cifra muy importante, pero que puede ser dramática si lo comparamos con el efecto que este mismo bloqueo tendría en otros modelos de negocio:

• Daily deals: 70% de las ventas vienen del email, si se tiene un 30% de bloqueo esto significa que una baja de 21% de las ventas, esto mientras dure el bloqueo.
• Outlet online: 60% of the sales come from the email push, así que con el 30% de bloqueo, se tiene una baja de 18%.

Cómo hacer una buena captación y gestión de emails in-store Todos estos problemas se podrían haber evitado fácilmente, si se hubiera establecido desde el principio una serie de buenas prácticas de captación de email en tienda física.

• La primera es realizar en las tiendas, una captación más eficiente. Los emails captados en tiendas físicas (in-store acquisition) deben preferiblemente realizarse electrónicamente, con kioskos o tablets, por ejemplo. Si esto no es posible, entonces se debe contar con un proceso de actualización de papel a ordenador continuo, idealmente diario o como mucho semanal.
• If you cannot improve the capture process to these levels, you should try to increase the frequency of updating the database to the maximum possible. No hacerlo y dejar que pasen meses hasta utilizar esos emails, hace que se perdda un tiempo precioso, cuando el contacto está caliente y con ganas de recibir información. Este tiempo simplemente no se recupera y puede que cuando le enviemos un email meses después, el usuario ya no esté interesado o ni siquiera se acuerde que pidió recibir la información y nos marque como SPAM.
• If the capture is manual and there is no email confirmation process, it is essential to validate the structure of the emails before starting to send. Este proceso de validación permite descartar los errores manuales y tipográficos que se hayan producido en la captación, y nos ahorra problemas de "falsos hardbounces". In general, any email marketing software filters emails of this type and does not incorporate them into the database. This is a solution to avoid high levels of spam, even though these emails are lost. The best option is to be very careful when writing the addresses manually to avoid as many tipographical errors as possible.
• Por último es imprescindible empezar a integrar a los nuevos registros en los envíos poco a poco. No realizar un envío a toda la base de datos, sino partirla en varios días o semanas, permitirá que la reputación no se vea afectada o al menos se minimice al máximo el problema.

Esperamos que estos consejos os ayuden para hacer una captación en tienda óptima para que los nuevos usuarios sean sólo nuevas oportunidades de venta y no nuevos dolores de cabeza.