Emails transaccionales: cómo enviarlos y por qué trackearlos

  Seguimos con el análisis de los emails transaccionales. Después de ver cuáles son its main characteristicsIn this post we will explain how to send them and why it is important to track the results.

Cómo se envían emails transaccionales Los emails transaccionales como ya vimos, son muy diferentes a los emails de marketing (newsletters, publicidad, etc.) porque son emails de servicio. Por lo tanto, también su realización y envío debe ser distinto. En primer lugar, el envío de estos emails se suele hacer desde los propios servidores.

The action that initiates a transaccional email, and the personalized information that will appear in it, such as the data of the purchase made, comes directly from the web and/or ecommerce platform, so sending these emails from this same location is much easier and more convenient. After a complete technical configuration, these emails copy all the information and are sent to the recipient in real time. However, it is important to pay close attention to how this configuration is carried out, which can often result in problems, in order to ensure that the transborder emails work perfectly.

As such, in order to configure and subsequently manage this type of message, a team of expert technicians is required. Many times, it is this same technical team that takes over the integral management of these messages, including their redaction, leaving the marketing team completely in charge. Se considera que los emails transaccionales son "emails técnicos y de servicio" y por eso el equipo de marketing no tiene ningún control sobre ellos. Por esto es un error, porque en realidad son emails que enviamos muchas veces en fases decisivas del ciclo de vida de nuestro cliente, y que modelan la imagen de marca. Por si fuera poco, al enviar simplemente a través de los propios servidores, no disponemos de tracking, ni control de entrega, ni configuración avanzada, por lo que no podremos saber cuántos emails estamos enviando o si están llegando correctamente a los usuarios.

We are sending emails to friends. Aún con esta pega, este sistema puede funcionar bien si nos limitamos a enviar pocos emails. But when we start to have a higher volume of emails (several miles) and/or use the same configuration to send marketing emails, serious problems may arise. Cuando una de estas dos situaciones se producen (o las dos en los peores casos), las consecuencias son catastróficas: los emails no llegan a bandeja de entrada y, lo que es peor, es imposible identificarlos hasta que los clientes empiezan a quejarse ya que no tenemos tracking, ni indicadores como tasas de entrega, apertura, clic, etc. que nos aportaría una plataforma profesional de envío como Emailforge 4, and that we would have given the alarm voice at the right time. Si estamos enviando los emails transaccionales y los de marketing con la misma configuración, una vez se produzca el problema, además se bloquearán todos los emails, por lo que no podremos enviar ni emails de publicidad ni de servicio.

To illustrate the seriousness of these situations, let's look at the case where a customer does not receive the order confirmation email or the email with the information on when and where they can pick up their package. This will generate anxiety and doubts: "Did you make the order correctly", "Did you have a problem with the payment? Or even worse, is this online shopping site really safe? Muchas veces estas dudas acabaran derivando en emails o llamadas innecesarias al servicio de atención al cliente, suponiendo una pérdida de tiempo y recursos importante para el cliente y la empresa. Otro caso aún más comprometido es cuando no están siendo entregados los emails doble opt-in donde el cliente tiene que hacer clic para confirmar su alta en nuestra web o newsletter. If the user does not click on the link of the email, he/she will not be incorporated as a registrant in the database, and will become a lost customer even before he/she has started. Por lo tanto, es importante poner atención a la creación, gestión y seguimiento de los emails transaccionales porque son imprescindibles para cualquier negocio online u offline, ya que abarcan todas las etapas del ciclo de vida del cliente.