Marketing Automation : 5 consigli pratici per i piccoli team CRM

Il paradosso del CRM moderno si riassume in pochi dati : quasi 9 consumatori su 10 affermano che la fiducia in un brand influisce direttamente sulla loro fedeltà (fonte : studio PwC France diffuso da AFRC), eppure molte aziende faticano ancora a offrire un'esperienza cliente coerente e personalizzata su larga scala. In 6 casi su 10, i team marketing dichiarano di non avere il tempo risorse sufficienti per sfruttare appieno il propio database CRM (fonte : "Stato del CRM" - Splio, 2024).
Questo divario tra aspettative elevate e risorse limitate rappresenta una sfida quotidiana per i team CRM di piccole dimensioni : progettare percorsi relazionali efficaci con organici ridotti, garantendo allo stesso tempo un'esperienza fluida per il cliente. In questo scenario, ilmarketing automationnon è solo un acceleratore di performance, ma un vero e proprio strumento di resilienza.
La domanda quindi non è più se automatizzare, ma come farlo nel modo più efficace, privilegiando la qualità delle azioni rispetto alla quantità e puntando a un'esecuzione mirata e intelligente, nonostante le risorse limitate.

Marketing automation: un alleato indispensabile per i team CRM di piccoli dimensioni

Di fronte a database clienti sempre più ricchi e ad aspettative in continua evoluzione, i team CRM possono trovarsi rapidamente sotto pressione. Spesso composti da poche persone e privi degli strumenti adeguati, faticano a gestire percorsi relazionali efficaci. Lo conferma anche il nostro report  Stato del CRM 2024: Il 67% dei responsabili CRM dichiara di non disporre dei mezzi necessari per svolgere al meglio il proprio ruolo, sia in termini di strumenti, tempo o risorse umane.
A questo si aggiunge un sovraccarico strutturale: secondo  Gartner i responsabili CRM si fanno carico, in media, del 51% di attività in più rispetto a quanto le loro capacità operative permetterebbero di gestire in modo efficace. 
In questo contesto, la marketing automation rappresenta una  soluzione strategica per amplificare l'impatto di team ridotti. Anziché gestire manualmente ogni campagna, l'automazione consente di impostare percorsi cliente (o flussi) che si attivano automaticamente, in base a regole e comportamenti predefiniti.
I vantaggi sono numerosi :
- Risparmio di tempo sulle attività ripetitive
- Comunicazioni più coerenti e strutturate
- Possibilità di mantenere un dialogo costante con i clienti, anche con risorse limitate
- Maggiore focus sulla strategia invece che sull'esecuzione

Segmenta il tuo database in modo intelligente

Indipendentemente dalla dimensione del tuo database, centralizzare i dati dei clienti ti consente di avere una  visione completa di ciascun contatto. Per un team CRM con risorse limitate, però, può essere difficile dedicare tempo alla creazione di segmenti per ogni singola comunicazione.
Scegliere una segmentazione semplice ma ben strutturata permette di :
- Evitare un approccio generico "one-size-fits-all"
- Creare campagne più personalizzate, quindi più efficaci
- Ridurre gli invii non rilevanti e  limitare i disiscritti
- Attivare automazioni mirate, semplici ma ad alto impatto

In sintesi, un database segmentato aiuta a ridurre la pressione marketing esercitata dal brand e ad aumentare il valore delle comunicazioni inviate.

La prima fase è  centralizzare i dati che intendi utilizzare. Ricorda che, secondo il GDPR, è possibile conservare solo i dati per i quali esiste un interesse legittimo. Valuta attentamente quali informazioni ti saranno davvero utili per attivare segmentazioni efficaci :  meglio raccogliere meno dati, ma più rilevanti 😉

La seconda fase consiste nel pensare a una segmentazione semplice ma funzionale. Ecco alcune buone pratiche :
- Mantieni i segmenti semplici, attivabili e poco numerosi 
- Crea segmenti in base a obiettivi concreti,  non per curiosità
- Evitate micro-segmenti se non hai modo di attivarli con campagne dedicate

La segmentazione è una forma di personalizzazione. L'obiettivo è definire segmenti abbastanza mirati da rendere le comunicazioni efficaci, ma senza aggiungere complessità eccessiva.

Crea una libreria di contenuti riutilizzabili

Per i team con risorse limitate, creare abbastanza email per coinvolgere regolarmente il proprio databse può transformarsi rapidamente in una difficoltà concreta. Disporre di una libreria di contenuti riutilizzabili porta numerosi vantaggi, tra cui :
-Risparmio di tempo: non è più necessario partire da zero a ogni invio 
-Coerenza del brand :  tono di voce, visual e CTA sempre allineati
-Meno errori : utilizzo di elementi già approvati 
-Maggiore autonomia operativa : anche un profilo junior può creare una campagna con facilità
- Maggiore reattività :  lanci rapidi anche per campagne last minute, grazie a elementi pronti all'uso

Nella libreria possono essere salvati diversi elementi utilizzati nella vostra marketing automation : il il design delle tue email con aree testuali modificabili (come il template della newsletter), blocchi di testo o HTML riutilizzabili per creare le tue email con la funzionalità drag & drop, oppure elementi grafici ricorrentilcuni visual stagionali come banner per eventi stagionali (es. saldi).

Come tutte le best practice suggerite in questo articolo, anche la libreria di contenuti ha un obiettivo chiaro: ridurre il tempo dedicato alla creazione e aumentare quello riservato all’ottimizzazione della strategia.

Scegli flussi automatici ad alto rendimento 

Quando le risorse sono limitate, la priorità è non fare tutto, ma fare bene quello che si decide di fare.  Per i team CRM di piccole dimensioni, l'obiettivo non è moltiplicare la automazioni, ma selezionare con cura quelle che miglioreranno davvero la relazione tra il brand e i clienti.

Un approccio progressivo di test e apprendimento è quindi essenziale. Piuttosto che impegnarsi in sistemi complessi fin dall'inizio, spesso è più saggio adottare un approccio MVP (Minimum Viable Product). In altre parole: iniziare con scenari semplici e mirati, facili da misurare, per poi svilupparli man mano che si ottengono feedback ed esperienza sul campo. Si tratta di un approccio pragmatico e agile che fornisce risultati tangibili senza sovraccaricare inutilmente il team, conciliando efficienza operativa ed efficacia.

Esistono  due tipi principali di flussi automatici : quelli basati su email trigger. In entrambi i casi, le email possono essere integrate in flussi che includono altri canali, come SMS, messaggi WhatsApp o notifiche push Wallet, per aumentare l'impatto.

Qualunque sia il tipo di flusso scelto, ti permetterà di accompagnare ogni cliente nel suo ciclo di vita con il brand in modo più personalizzato, andando oltre la classica newsletter. Il tuo team CRM potrà così concentrare le proprie energie laddove generano più valore.  

Email automatiche: supporta il cliente nel suo ciclo di vita per aumentare l'engagement

Un'email automatica è un messaggio inviato in modo programmato sulla base di una regola predefinita, senza dipendere direttamente dal comportamento individuale. Può essere attivata da una data, un intervallo di tempo o un evento generico (come l'iscrizione alla newsletter o un acquisto) ed è solitamente uguale per tutti i destinatari che soddisfano la condizione.

Per massimizzare l'impatto delle attività di automazione, è preferibile  concentrarsi sugli step chiave del percorso cliente : quelli in cui un'azione ben progettata può davvero fare la differenza.

Ecco alcuni di flussi automatici ad alto rendimento : 

👋 Benvenuto ai nuovi iscritti alla newsletter : un flusso di benvenuto è un ottimo primo punto di contatto : accogliente, informativo e in linea con l'identità del brand. È il momento ideale per  presentare i valori del marchio e ringraziare il nuovo iscritto, magari con un'offerta dedicata. Puoi anche strutturare il flusso in due step, includendo un promemoria dell'offerta e della sua validità. L'ideale ? Differenziare chi si iscrive alla newsletter senza acquistare da chi lo fa dopo un primo ordine, creando due percorsi distinti all'interno dello stesso flusso.

🛍️ Accoglienza dei nuovi clienti: dopo il primo acquisto, il cliente ha dimostrato interesse concreto per il tuo brand, ed è quindi il momento perfetto per rafforzare la relazione. Un'email automatica post-acquisto ti consente di  ringraziarlo per la sua fiducia e promuovere il tuo programma fedeltà, se ne hai uno disponibile.

🎂 Email di compleanno per ogni cliente: un gesto semplice ma molto efficace che può essere automatizzato e inviato una sola volta all'anno. Secondo Avanci, questa tipologia di flusso registra performance eccezionali : +179% di clic rispetto alla media delle email e  un tasso di conversione quasi 5 volte superiore rispetto alla email promozionali standard.

💌 Iscrizione al programma fedeltà: proprio come per l'iscrizione alla newsletter, anche l'adesione al programme fedeltà merita una comunicazione automatica dedicata. Il messaggio può essere generico per tutti i nuovi membri che si iscrivono al programma ed è quindi possibile automatizzarlo. Il nostro consiglio è quello di valorizzare fin da subito i benefici del programma per motivare i nuovi iscritti a partecipare attivamente e salire di livello.

Le e-mail automatiche sono il primo passo verso la personalizzazione, perché ti permettono di accompagnare ogni cliente lungo il suo ciclo di vita. E non solo : esistono altri tipi di flussi automatizzati per promuovere ancore più la personalizzazione su larga scala ⬇️

Email trigger : attiva comunicazioni su misura in base ai comportamenti dei tuoi clienti 

I trigger sono uno degli strumenti più potenti per rendere l'automazione davvero efficace, soprattutto per i team CRM con risorse limite. A differenza delle email automatiche programmate, le email trigger si attivano in risposta a comportamenti specifici degli utenti, garantendo messaggi immediati, pertinenti e personalizzati, il tutto senza richiedere un intervento manuale continuo.

Ecco alcuni dei trigger più efficaci : 

🌐 Visita a pagine specifiche: se un utente visualizza più volte la stessa pagina prodotto, sta manifestando un interesse concreto. Un'email che ricorda le caratteristiche del prodotto, magari con un'offerta valida per un tempo limitato che può essere lo stimolo decisivo per completare l'acquisto. 

🛒 Recupero dei carrelli abbandonati :  un tema cruciale, considerando che circa il 70% dei carrelli online viene abbandonato (fonte : Baymard Institute). L'email marketing è tra i canali più efficaci per recuperare questi clienti, soprattutto se il flusso viene attivato entro poche ore dall'abbandono.

🔄 Riattivazione dei clienti inattivi: questo tipo di comunicazione può rientrare nella categoria delle email automatiche massive se viene inviata periodicamente (ad esempio ogni tre mesi) a tutti i contatti che da tempo non effettuano acquisti. Tuttavia, da Splio suggeriamo di optare per strategia più  mirate, basate su elementi specifici come la data dell'ultimo acquisto o il tipo prodotto comprato. Un possibile oggetto per una mail di riattivazione potrebbe essere "Sono passati 6 mesi, ci manchi". Fare riferimento a un momento preciso rende il messaggio più personale e coinvolgente, offrendo un'occasione efficace per riattivare il dialogo con il cliente sostenendo costi contenuti. 

💌 Raggiungimento di soglie nel programma fedeltà: inviara un'email subito dopo che il cliente raggiunto un determinato livello nel programma fedeltà significa adattarsi al suo percorso personale. Il messaggio è personalizzato, perché rispecchia il ritmo e l'esperienza del cliente con il brand. Lo scopo  di questo tipo di comunicazione è quello di valorizzare la fedeltà in tempo reale e consolidare il legame emotivo con il cliente.

La buona notizia per i team CRM è che la maggior parte delle piattaforme di marketing CRM offre interfacce visive per la configurazione di questi trigger, senza richiedere competenze tecniche avanzate. Le interfacce drag & drop consentono di creare scenari complessi in pochi clic.
Visita il nostro 5 esempi di email trigger  blog e scopri che miglioreranno l’esperienza dei tuoi clienti e ne favoriranno la fidelizzazione!

Integra l'Intelligenza Artificiale nel processo di creazione 

In continuità con l'idea di costruire una libreria di contenuti riutilizzabili, l'Intelligenza Artificiale generativa rappresenta una soluzione concreta per automatizzare parte della creazione di contenut, permettendo di risparmiando tempo e ottimizzare le risorse disponibili.
Secondo Siècle Digital il 46% dei professionisti del marketing afferma di aver ottenuto un risparmio di tempo significativo grazie all'AI generativa, e oltre il 40% ha osservato una riduzione dei costi operativi. Un'integrazione ragionata di questi strumenti nei processi marketing può portare a un miglioramento della produttività anche del 20_30%, seconde dati di Falia , semplificando in particolare la fase di creazione dei contenuti.

Tra le funzionalità più utili :
- Generare oggetti email personalizzati in base a profili
- Proporre varianti di messaggio per segmenti diversi
- Suggerire call-to-action contestualizzate
- Automatizzare parte della creazione della newsletter
- Creare visual da integrare nelle newsletter
L'IA generativa deve essere vista come un assistente creativo, non come un sostituo del lavoro umano. La supervisione resta essenziale per assicurare la pertinenza dei messaggi, il rispetto del tono e della coerenza con l'identità del brand.
Se la tua base dati è sufficientemente ampia, puoi anche prendere in considerazione l'uso dell'IA predittiva. A differenza dell'IA generativa, che si basa su contenuti esistenti per creare nuovi output, l'IA predittiva  ha l'obiettivo di  anticipare eventi futuri utilizzando dati storici. Grazie a modelli statistici o di machine learning, può prevedere comportament, risultati o tendenze.
Nel contesto du una strategia CRM, l'IA predittiva può diventare un'alleata strategica, ad esempio per identificare l'audience ideale per ogni campagna o individuare nuove opportunità di comunicazione prodotto.

In conclusione, scegli una piattaforma di Marketing Automation adatta al tuo team CRM 

Al di là dei consigli pratici che abbiamo condiviso in questo articolo, la scelta della piattaforma di marketing automation è una decisione strategica, soprattutto quando si lavora con un team CRM di piccole dimensioni.
Alcune soluzioni, seppur complete sulla carta, possono rivelarsi troppo complesse da implementare o poco flessibili per le esigenze operative di una piccola struttura.

In questo contesto, la piattaforma ideale deve prima di tutto semplificare il lavoro quotidianodel tuo team. Ecco alcuni elementi da considerare al momento della scelta.
- Una soluzione pensata per il tuo settore, che comprenda la struttura dati del tuo brand
- Un’interfaccia semplice, intuitiva, che riduca il bisogno di formazione tecnica
- Editor drag & drop e template pronti all’usocreare campagne rapidamente
- Uno strumento di segmentazione avanzata, che non richieda conoscenze SQL
- Funzionalità di scoring integrate (come la RFM) per una targetizzazione efficace
- Dashboard chiare per monitorare l’impatto delle azioni CRM in tempo reale
- Una piattaforma scalabile, in grado di crescere con il tuo business

Oltre alla tecnologia, in Splio crediamo che il supporto umano sia un elemento fondamentale, soprattutto per i team con risorse limitate. Un accompagnamento adeguato può compensare la mancanza di rosrse interne grazie a :
-L'affiancamento di un Customer Success Manager che aiuti a implementare la strategia e a raggiungere gli obiettivi
- Un supporto tecnico reattivo, particolarmente utile per chi non ha figure specializzate in-house.

La piattaforma giusta è quella riesce a coniugare funzionalità avanzate, semplicità d'uso e supporto dedicato. 

Non è la dimensione del team a determinare la maturità di una strategia CRM, ma dalla capacità di identificare gli strumenti giusti, utilizzarli nel momento giusto e di semplificare quando è davvero utile farlo.
In questo equilibrio tra personalizzazione ambiosa ed ottimizzazione operativa, la Marketing Automation non è solo un acceleratore, ma anche un elemento stabilizzante : serve a strutturare, rendere affidabile, e spesso ad alleggerire i carichi operativi. A condizione, naturalmente, che venga usato come estensione dell'intelligenza umana e non come fine a se stesso.
Ed è così che anche i piccoli team possono avere un grande impatto : puntando sulla precisione anziché sulla quantità, sulla coerenza più che sull'abbondanza.
L'automazione non è una scorciatoia, bansì un metodo.

Splio è la piattaforma di CRM marketing pensata per rispondere alle esigenze della aziende del Retail, indipendentemente dalla dimensione del team CRM. Vuoi scoprire come funziona ? Richiedi una demo !