Marketing Automation : 5 consejos para equipos de CRM pequeños

La paradoja del CRM moderno puede resumirse en algunas cifras: mientras que casi 9 de cada 10 consumidores afirman que la confianza en una marca influye directamente en su fidelidad (según un estudio realizado por PwC Francia y retransmitido por laAFRC), la mayoría de las empresas siguen teniendo dificultades para ofrecer una experiencia de cliente coherente y personalizada a gran escala. En 6 de cada 10 casos, los equipos de marketing afirman carecer del tiempo o los recursos necesarios para aprovechar al máximo su base de datos CRM (según el estudio Estado del CRM en 2024).
Esta tensión entre grandes expectativas y recursos limitados plantea a los pequeños equipos de CRM un reto diario: diseñar vías de relación exigentes con un personal limitado, manteniendo al mismo tiempo la promesa de un servicio sin fisuras. En este contexto marketing automation deja de ser un factor de rendimiento para convertirse en un factor de resistencia.
Así que ya no se trata de elegir si automatizar o no, sino de pensar en cómo hacerlo bien, centrándose en la relevancia más que en la profusión, y en la ejecución inteligente más que en la abundancia de recursos.

Automatización del marketing: un aliado esencial para los pequeños equipos de CRM

Enfrentados a una base de clientes cada vez mayor y a expectativas en constante cambio, los equipos de CRM pueden encontrarse rápidamente bajo presión. Muy a menudo, son poco numerosos y carecen de las herramientas necesarias para orquestar una gestión eficaz de las relaciones con los clientes. Esto es lo que señalamos en nuestro Estado del CRM 2024El 67% de los responsables de CRM considera que no dispone de los recursos necesarios para desempeñar su función, ya sea en términos de herramientas, tiempo o recursos humanos.
A esto se suma la sobrecarga estructural: de media, los responsables de CRM asumen un 51% más de responsabilidades de las que realmente son capaces de gestionar con eficacia (Gartner).
En marketing automation ofrece una solución para multiplicar el impacto de un equipo reducido. En lugar de ejecutar cada campaña manualmente, la automatización permite programar recorridos (o escenarios) de clientes que se activan de forma autónoma según criterios predefinidos.
Las ventajas son múltiples:
- Ahorro significativo de tiempo en tareas repetitivas
- Mayor coherencia en las comunicaciones
- Posibilidad de mantener un contacto regular incluso con un equipo reducido
- Posibilidad de centrarse en la estrategia en lugar de en la ejecución

Segmentar tu base de datos de forma inteligente

Sea cual sea el tamaño de tu base de datos, centralizar los datos de tus clientes te ofrece una visión de 360° de cada uno de ellos. En el caso de un equipo de CRM más pequeño, a menudo resulta difícil dedicar tiempo a crear segmentos para cada una de tus comunicaciones.
Si optas por una segmentación sencilla pero bien pensada, podrás :
- Evitar el enfoque de "talla única".
- Crear campañas más personalizadas y, por tanto, más eficaces.
- Reducir los envíos innecesarios y las bajas
- Crear automatizaciones específicas que sean sencillas pero eficaces

Como ya te habrás dado cuenta, el objetivo de una base de datos segmentada es reducir la presión comercial de tu marca y aumentar el valor de tus comunicaciones.

El primer paso es centralizar los datos que necesitas. No olvides que el RGPD especifica que solo deben conservarse los datos cuyo interés legítimo así lo requiera. Así que piensas bien qué datos quieres activar en tus segmentaciones para que solo recojas los que te sean útiles 😉.

El segundo paso es pensar en una segmentación sencilla pero eficaz. Nuestras mejores prácticas son las siguientes:
- Manten tus segmentos simples, procesables y pocos en número
- Cree segmentos por objetivo, no sólo por curiosidad
- Evita los microsegmentos si no puedes utilizarlos para campañas específicas

La segmentación es una forma de personalización. El objetivo es que tu equipo encuentresegmentos con la suficiente granularidad para que tus envíos sean relevantes, sin excesiva complejidad.

Crear una biblioteca de contenidos reutilizables

Cuando los recursos humanos son escasos, producir suficientes correos electrónicos para mantener su base de datos actualizada y relevante se convierte rápidamente en un cuello de botella. Disponer de una biblioteca de contenidos reutilizables tiene una serie de ventajas, entre ellas
-Ahorro de tiempo: no es necesario empezar de cero cada vez que se envía un mensaje
-Garantizar la coherencia de la marca: mismos tonos, mismos elementos visuales, mismos CTA
-Reducir errores: al utilizar elementos que ya han sido validados
-Mayor capacidad de respuesta: puedes lanzar una campaña en el último minuto con elementos listos para su uso.

Varios elementos utilizados en tu marketing automation marketing pueden guardarse en tu biblioteca: el diseño de tus correos electrónicos con zonas de texto modificables (como la plantilla de tu newsletter), bloques HTML o de texto que pueden reutilizarse para construir tus correos electrónicos mediante arrastrar y soltar o determinados elementos visuales de temporada (banners de venta, por ejemplo).
Como todos los consejos mencionados en este artículo, el objetivo de la biblioteca de contenidos es permitir que tu equipo dedique menos tiempo a producir contenidos y más a optimizar la estrategia que ha puesto en marcha.

Opte por escenarios automáticos de alto rendimiento

Cuando los recursos son limitados, la clave no es tanto hacerlo todo como hacer bien las acciones. Así que, para los equipos de CRM pequeños, no se trata de multiplicar el número de automatizaciones, sino de elegir con criterio aquellas que mejoren positivamente la relación de tu marca con tus clientes.

Por eso es esencial probar y aprender progresivamente. En lugar de comprometerse con sistemas complejos desde el principio, a menudo es más sensato adoptar un enfoque MVP (producto mínimo viable). En otras palabras: empezar con escenarios sencillos y específicos que sean fáciles de medir, y luego desarrollarlos a medida que se reciben comentarios y se adquiere experiencia sobre el terreno. Se trata de un planteamiento pragmático y ágil que ofrece resultados tangibles sin sobrecargar innecesariamente al equipo, al tiempo que concilia eficiencia y eficacia operativas.

Existen dos tipos de escenarios automáticos: los basados en correos electrónicos automáticos y los basados en correos electrónicos de activación. En ambos casos, los correos electrónicos pueden combinarse en el escenario con comunicaciones a través de otros canales, como SMS, mensajes de WhatsApp y notificaciones push de Wallet, para lograr un impacto aún mayor.

Sea cual sea el tipo de escenarios automáticos que elijas, te permitirán acompañar a cada cliente a lo largo de su ciclo de vida con tu marca de una forma más personalizada, llevando la relación más allá de tu newsletter. Así, tu equipo de CRM podrá concentrar su energía donde genere más valor.

Correos electrónicos automáticos: apoya a tus clientes a lo largo de su ciclo de vida para aumentar su compromiso

Un email automático es un mensaje enviado de forma programada en función de una regla predefinida, sin depender directamente de un comportamiento individual. Puede desencadenarse por una fecha, una fecha límite o un acontecimiento genérico (como la suscripción a una newsletter o un pedido), y suele ser el mismo para todos los destinatarios correspondientes a la condición establecida.

Para maximizar el impacto de tus esfuerzos de automatización, lo mejor es centrarse en los momentos más decisivos del recorrido del cliente: aquellos en los que una acción bien pensada puede marcar realmente la diferencia.

Aspectos destacados :

👋 Dar la bienvenida a los contactos que se han suscrito a nuestra newsletter : un escenario de bienvenida que crea un primer punto de contacto cálido e informativo con los visitantes de tu sitio de comercio electrónico. ¡Establece el tono de tu comunicación! Es habitual presentar los valores de tu marca al tiempo que se agradece al nuevo contacto con una oferta de bienvenida. No duda en crear un escenario de dos etapas con un recordatorio de la oferta disponible (y su periodo de validez), por ejemplo. Lo ideal es diferenciar entre los contactos que se suscriben a la newsletter de noticias sin realizar ninguna compra y los que se suscriben cuando realizan su primera compra, para poder ofrecer una bienvenida diferente a cada uno (varias ramas en el árbol de tareas de tu escenario).

🛍️ Acogida de nuevos clientes: acabas de completarse la segunda etapa de la relación con tu cliente, lo que demuestra que su compromiso con tu marca va en aumento. ¿Por qué detenerse aquí? El email automático posterior a la primera compra es una oportunidad para que tu marca agradezca al cliente su confianza y promocione tu programa de fidelización, si tienes uno.

🎂 El cumpleaños de cada cliente: un captador de atención sencillo pero eficaz que puede automatizarse por completo para que se envíe solo una vez al año. Según Avanci, se trata de un escenario 100% ganador, con tasas de clics récord (+179% en comparación con la media de correos electrónicos) y una tasa de conversión (compra) casi 5 veces superior a la de los correos electrónicos promocionales tradicionales.

💌 Inscripción a programas de fidelización: siguiendo la misma lógica que la inscripción a la newsletter, la inscripción a programas de fidelización requiere una comunicación específica. Es genérica para todos tus miembros cuando se unen al programa y, por lo tanto, puede automatizarse en gran medida. Nuestra recomendación es que destaca las ventajas de tu programa para animar a tus afiliados a invertir para ascender de categoría.

Los correos electrónicos automáticos son un primer paso hacia la personalización, ya que permiten seguir al cliente a lo largo de su ciclo de vida. Sin embargo, pueden ponerse en marcha otros tipos de escenarios para llevar aún más lejos la personalización a gran escala ⬇️

Emails trigger: capta las señales adecuadas en el momento oportuno para personalizar tus comunicaciones

Los triggers, o disparadores son la piedra angular de un marketing automation eficaz para equipos pequeños. A diferencia de los correos electrónicos automáticos, te permiten reaccionar automáticamente a comportamientos específicos de los clientes, garantizando que tus comunicaciones sean siempre relevantes e incluso personalizadas, sin necesidad de intervención manual constante.

Los desencadenantes más eficaces son :

🌐 Visitar páginas específicas: un cliente potencial que consulta varias veces la misma página de producto muestra un marcado interés. Un pequeño empujoncito con un recordatorio de las características del producto visitado y una oferta limitada en el tiempo podrían decidir al cliente a dar el paso.

🛒 Reactivar las cestas decompra abandonadas : es una cuestión crítica, sobre todo si se tiene en cuenta que casi el 70% de las cestas de la compra online se abandonan (Instituto Baymard). El emailing está reconocido como una de las formas más eficaces de volver a atraer a estos clientes potenciales y clientes, gracias en particular a los escenarios activados en las horas siguientes al abandono.

🔄 Reactivación de clientes inactivos: este tipo de escenario puede considerarse como un email automático si se envía masivamente una vez al trimestre a tus contactos que llevan tiempo sin realizar una compra. En Splio, preferimos aconsejarte que realices escenarios más personalizados basándolo en el trigger de la fecha de la última compra, o incluso del último producto adquirido. El asunto del email trigger podría ser "6 meses sin ti, te echo de menos". Destacar el momento añade un toque inmediatamente más personal y atractivo para el cliente, una oportunidad para renovar el diálogo a un coste menor.

💌 Cruce de umbrales de fidelización: el email se envía inmediatamente después de que un cliente alcance un umbral. Se trata de un mensaje único para cada cliente, en el sentido de que coincide con su ritmo y su historial. El objetivo del escenario es premiar la fidelidad en tiempo real y reforzar la relación emocional.

La buena noticia para los equipos de CRM es que la mayoría de las plataformas de marketing de CRM ofrecen interfaces visuales para configurar estos activadores, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados. Las interfaces de arrastrar y soltar permiten crear escenarios complejos con sólo unos clics.
Visite 5 ejemplos de escenarios de correo electrónico de activación que simplificarán la vida de tus clientes y ganarán tu fidelidad en nuestro blog.

Haz sitio para la Inteligencia Artificial en tu proceso creativo

Tras la creación de una biblioteca de contenidos, la IA generativa ofrece una solución concreta a la creación de contenidos mediante la automatización de determinadas tareas, lo que permite de nuevo ahorrar tiempo yoptimizar los recursos.
De hecho, el 46% de los profesionales del marketing afirman haber ahorrado mucho tiempo gracias a la IA generativa, y más del 40% afirman haber reducido los costes operativos (Siècle Digital). La integración juiciosa de la IA generativa en los procesos de marketing también puede dar lugar a importantes aumentos de productividad, del orden del 20 al 30% en determinados equipos según Falia - al agilizar la creación de contenidos.

Estas herramientas pueden utilizarse para :
- Generar líneas de asunto de correo electrónico adaptadas a perfiles o intenciones
- Sugerir variantes de mensajes en función de los segmentos
- Sugerir llamadas a la acción contextualizadas
- Automatizar parte del proceso de redacción de newsletters
- Generar elementos visuales para ilustrar tus newsletter.
Evidentemente, la IA generativa debe utilizarse como un asistente creativo y no como un fin en sí misma. La supervisión humana sigue siendo esencial para garantizar la pertinencia del mensaje, el tono adecuado y la coherencia con la identidad de la marca.
Si tu marca dispone de una base de datos suficientemente grande, el uso de la Inteligencia Artificial puede ampliarse mediante el uso de la IA predictiva. A diferencia de la IA generativa, que se basa en elementos existentes para producir contenidos, la IA predictivaIA predictiva está diseñada para anticipar o pronosticar acontecimientos futuros basándose en datos históricos. Utiliza modelos estadísticos o de aprendizaje automático para hacer predicciones sobre comportamientos, resultados o tendencias.
En el caso de tu estrategia de CRM, puede convertirse en su aliado, en particular identificando la mejor audiencia por campaña o encontrando nuevas oportunidades de comunicación de productos.

En conclusión, elige una plataforma marketing automation adaptada a tu equipo de CRM

Por último, además de los pequeños consejos mencionados a lo largo de este artículo, la elección de la plataforma de marketing es tanto más estratégica cuando se dispone de un equipo de CRM reducido. Algunas soluciones, aunque exhaustivas en cuanto a lo que pueden hacer, son en realidad demasiado complejas de desplegar o demasiado rígidas para ofrecer un soporte eficaz a estructuras ligeras.
En este contexto, la plataforma marketing automation debe simplificar el trabajo diario de tu equipo de CRM. A la hora de elegir, debe tener en cuenta una serie de factores:
-Una plataforma diseñada para tu sector y que comprenda el modelo de datos de tu marca;
-Una interfaz clara y fácil de aprender, para limitar la necesidad de formación o asistencia técnica;
-Una interfaz con un sistema de arrastrar y soltar y plantillas listas para usar, para construir rápidamente tus correos electrónicos;
- Unaplataforma con puntuaciones integradas, como RFM, para que puedas segmentar eficazmente sin dedicar horas al análisis;
-Una plataforma que tepermite realizar un seguimiento del impacto de tus acciones de CRM deun vistazo para que puedas adaptar tu estrategia;
- Una plataforma escalable que pueda seguir el ritmo de tu crecimiento.

Más allá de las funcionalidades de la interfaz, en Splio estamos convencidos de que el apoyo humano también es clave para los equipos pequeños. Este apoyo compensa la falta de recursos internos con :
-El apoyo de un Customer Success Manager para cuestionar al equipo sobre la estrategia implementada y ayudarle a alcanzar tus objetivos;
- Unapoyo reactivo, especialmente para los equipos pequeños que no cuentan con expertos técnicos internos.

Así que tienes que encontrar una plataforma que destaque por su capacidad para combinar potencia funcional, facilidad de uso y asistencia.

No es el tamaño de un equipo lo que determina la madurez de una estrategia de CRM, sino su capacidad para identificar las palancas adecuadas, en el momento adecuado, y permitirse la simplicidad cuando es eficaz.
En este equilibrio entre exigencias relacionales y racionalidad operativa, el marketing automation actúa menos como acelerador que como estabilizador: aporta estructura, fiabilidad y, a veces, incluso alivio. Siempre que se utilice como una extensión de la intención humana, y no como un fin en sí mismo.
Así es como los equipos pequeños pueden hacerse grandes en cuanto a sus impactos: centrándose en la precisión más que en el exceso, y en la coherencia más que en la abundancia. La automatización no es un atajo, es un método.

Splio es una plataforma de marketing CRM diseñada para satisfacer las necesidades de las marcas minoristas, sea cual sea el tamaño de su equipo CRM. Para saber más sobre nuestra plataforma, no duda en solicitar una demostración ¡!